Udlejningsprogram til danske udlejningsvirksomheder

Hvad er et udlejningsprogram — og hvornår får du brug for et?

Et udlejningsprogram er det system, der holder styr på hvad du har, hvor det er, hvem der har det, og hvornår det kommer tilbage. Det lyder simpelt. Men det er præcis dér, de fleste udlejningsvirksomheder taber penge, uden at kunne se det på bundlinjen.

Et almindeligt økonomisystem kan ikke løse det. Et økonomisystem ved, at du har solgt en ydelse. Det ved ikke, at minigraveren står hos en kunde i Vejle på fjerde uge, uden at nogen har faktureret den siden anden uge. Det er forskellen på et regnskabsprogram og et rigtigt udlejningssystem.

Tommelfingerreglen: har du mere end 15-20 enheder ude ad gangen, eller mere end én person der tager imod bookinger, så koster papir og regneark dig mere, end et system gør.

Hverdagen uden et udlejningsprogram

Vi kender den, fordi vi har levet i den. Centrum Gruppen har udlejet maskiner og materiel siden 1947, og indtil vi byggede vores eget system, så en typisk uge sådan her ud:

• Dobbeltbookinger. To sælgere lover den samme lift til to kunder på samme dag, fordi kalenderen står i et regneark, der ikke opdaterer sig selv.
• Glemt fakturering. Materiel der er kommet hjem, men aldrig blev afsluttet. Eller langtidsleje, hvor der bare ikke blev sendt en faktura i marts.
• Ingen ved hvor tingene er. Kunden ringer og spørger efter en pladevibrator. Ingen kan svare uden at gå ud på pladsen og kigge.
• Lejeaftaler i en mappe. Når der opstår en skade, skal nogen finde det rigtige stykke papir — og bevise hvordan maskinen så ud ved udlevering.
• Manglende eftersyn. Lovpligtige eftersyn på lifte og stiger, som ingen holder øje med, før tilsynet står i porten.

Hver enkelt af dem koster måske et par tusinde kroner. Tilsammen koster de en ansat.

Hvad GoRental 3 6 0 kan

Booking og disponering

Én kalender, som alle ser i realtid. Når en enhed bookes, er den optaget for alle andre — også for kollegaen der sidder på telefonen samtidig. Du kan se hele flåden i én oversigt, filtrere på kategori, og se præcis hvad der er ledigt den weekend, kunden spørger til.

Lejeaftaler med PDF og underskrift

En lejeaftale oprettes på under et minut og genereres som PDF med dine vilkår, kundens oplysninger og det udlejede materiel. Skader dokumenteres med billeder, der uploades direkte fra telefonen ved både udlevering og hjemtagning. Det er den dokumentation, der afgør diskussionen bagefter.

Lagerstyring med reservation

Systemet kender antallet af hver vare, ikke bare navnet. Booker en kunde 200 stole, reserveres de 200 stole — og næste kunde kan kun booke det, der er tilbage. Pakker, som "festpakke til 50 personer", udfoldes automatisk i de enkelte varer, så lageret altid stemmer.

Fakturering og e-conomic

Fakturaen dannes ud fra lejeaftalen: lejeperiode, tillæg, fragt og forbrug. Den sendes direkte til e-conomic eller Dinero, så der ikke skal tastes noget om. Ved langtidsleje kører faktureringen automatisk hver måned, indtil aftalen afsluttes.

Levering, fragt og chauffør

Afstanden til kunden beregnes automatisk, så fragtprisen ikke bliver et skøn. Chaufføren ser dagens ruter på sin telefon, kvitterer for udlevering på stedet og tager billeder undervejs. Der er en plukliste til hver ordre, så der ikke mangler en stikkontakt, når vognen er kørt.

Service og lovpligtige eftersyn

Hver maskine har sin egen historik: timer, service, reparationer og eftersynsdatoer. Systemet siger til, før et eftersyn udløber — ikke bagefter. Hver maskine kan få en QR-kode, så en montør kan slå historikken op ved at scanne den ude på pladsen.

Bookingwidget til din egen hjemmeside

Du kan lægge en bookingwidget på din egen hjemmeside, hvor kunderne selv ser ledige datoer og sender en forespørgsel. Den lander direkte i systemet som en booking, du kun skal godkende. Se hvordan det også trækker søgetrafik til din hjemmeside.

Hvad koster et udlejningsprogram?

Det er her, de fleste danske udlejere står af. De etablerede udlejningsprogrammer koster typisk mellem 995 og 2.000 kr. om måneden — og så kommer der ofte tillæg pr. bruger, pr. modul og for opsætning. En virksomhed med fire medarbejdere ender nemt på 20.000-30.000 kr. om året.

GoRental 3 6 0 koster 1.999 kr. om året ex moms for de første 50 Founder-kunder. Det er 166 kr. om måneden, og der er ikke noget ovenpå: ubegrænset materiel, ubegrænset antal brugere, ubegrænset bookinger og fakturaer, og alle funktioner er med fra dag ét. Se den fulde prisoversigt.

Regnestykket er ikke svært. Hvis systemet fanger én glemt faktura på en langtidsudlejning, har det betalt sig selv for et år.

Udlejningsprogram eller regneark?

Et regneark er gratis og fleksibelt, og det er derfor de fleste starter der. Problemet er ikke regnearket i sig selv — det er at det kun findes ét sted, kun opdateres af én person, og ikke siger fra, når to bookinger overlapper.

Den reelle udgift ved regnearket er den tid, der går med at tjekke det. To-tre timer om ugen med at ringe rundt og finde ud af hvor tingene er, hvad der skal faktureres, og om der er plads i kalenderen. Over et år er det en arbejdsmåned.

Hvorfor et dansk udlejningsprogram betyder noget

GoRental 3 6 0 er udviklet i Horsens af folk, der selv driver udlejning. Det er ikke en oversat udgave af et amerikansk system. Det betyder CVR-opslag der virker, momsregler der passer, integration til de økonomisystemer danske SMV'er faktisk bruger, og support på dansk fra nogen, der ved hvad en pladevibrator er.

Systemet kører i skyen på danske servere med daglig krypteret backup. Du skal ikke installere noget, vedligeholde en server eller købe licenser til hver maskine. Det virker i browseren på PC, tablet og telefon.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

De fleste er kørende samme dag. Du opretter kontoen, importerer dit materiel fra et regneark, og laver din første lejeaftale. Skal vi hjælpe med importen, gør vi det.

Kan jeg flytte mine data fra mit nuværende system?

Ja. Kunder og materiel kan importeres fra CSV eller Excel. Har du en større historik, kigger vi på den sammen.

Hvad hvis jeg både udlejer maskiner og festudstyr?

Det er præcis den situation, systemet er bygget til. Du kan køre maskinudlejning og festudlejning side om side med hver sine kategorier, priser og bookingregler.

Er der binding?

Nej. Der er 14 dages gratis prøveperiode uden kreditkort, og du kan stoppe når du vil. Dine data kan altid eksporteres.

Kan mine chauffører få adgang uden at se alt?

Ja. Der er rollestyring, så en chauffør ser ruter og udleveringer, mens priser, kundeaftaler og økonomi er forbeholdt dem, der skal se det.

Hvad med GDPR?

Personoplysninger som telefonnumre, CVR, adresser og kørekortoplysninger er krypteret i databasen. Der tages krypteret backup dagligt, og du kan slette en kundes data på anmodning.