Lejeaftalen er hjertet i din udlejning
Alt i en udlejningsvirksomhed starter med en aftale: hvem lejer, hvad, hvornår, og til hvilken pris. Hos mange udlejere bliver den stadig skrevet i Word, rettet i hånden og sendt som en vedhæftet fil, der aldrig helt ligner den sidste. I GoRental360.dk er lejeaftalen det sted, hvor alt andet hænger sammen. Når aftalen er gemt, er udstyret reserveret i belægningen, kørslen ligger klar i køreplanen, og fakturaen kan sendes til e-conomic eller Dinero, når udstyret er hjemme igen.
Fra tom skærm til godkendt aftale
Du skriver kundens navn eller CVR-nummer, og systemet henter firmaoplysningerne for dig. Du vælger maskiner, telte eller festudstyr og sætter en periode. Prisen regnes ud efter dine egne priser, og ledigheden tjekkes med det samme, så du ikke kommer til at love noget ud, der allerede er udlejet. Tre klik, og aftalen er gemt.
Skal udstyret leveres, vælger du levering. Systemet beregner afstanden med Google Maps og lægger fragten på efter dine satser, både ud og hjem. Kunden ser præcis, hvad leveringen koster, og du slipper for at slå afstande op i hånden.
En PDF, der ligner din virksomhed
Hver lejeaftale bliver til en PDF med dit logo, dine farver og dine egne lejebetingelser. Vilkårene skriver du én gang i en almindelig teksteditor med overskrifter og fed skrift, og så kommer de med på hver eneste aftale. Prisopsummeringen viser lejeperiode, levering, rabat og moms, så kunden ikke er i tvivl. Med ét klik går aftalen til kunden på mail.
Har du brug for hjælp til selve indholdet, kan du læse vores guide om hvad en lejeaftale skal indeholde eller hente vores gratis lejeaftale-skabelon.
Status hele vejen fra tilbud til faktura
En lejeaftale lever, til udstyret er faktureret. Derfor har den en status, som hele firmaet kan se:
- Tilbud, når kunden endnu ikke har sagt ja
- Bekræftet, når aftalen er på plads
- Udleveret, når udstyret har forladt lageret
- Afsluttet, når det er kommet hjem
- Faktureret, når fakturaen er sendt
Kontoret, lageret og chaufføren ser den samme status. Ingen behøver at ringe rundt for at finde ud af, om en maskine er kommet hjem.
Retur uden diskussion
Når udstyret kommer tilbage, registrerer du brændstof, rengøring og eventuelle skader direkte på aftalen, gerne med billeder taget fra telefonen. Tillæggene kommer automatisk med på fakturaen. Det giver færre diskussioner med kunden, fordi alt er dokumenteret, og det sikrer, at du får betaling for det arbejde, du faktisk har.
Langtidsleje og brugsdage
Udlejer du maskiner pr. måned, håndterer systemet langtidsleje med månedlig fakturering. Udlejer du telte og festudstyr, kan du fakturere kun de dage, udstyret faktisk bruges, selv om det står ude i længere tid. Begge dele styres fra den samme lejeaftale.
Én kunde, én historik
Hver kunde får sin egen side med alle tidligere og kommende lejeaftaler, kontaktpersoner og fakturaer. Ringer en fast kunde og vil have »det samme som sidst«, kan du se præcis, hvad det var, og hvad det kostede. Erhvervskunder hentes via CVR, og privatkunder oprettes med navn, adresse og telefon.
Aftalen kan også indeholde forbrugsvarer, der sælges i stedet for at blive udlejet, fx fustager, krus eller gas. De trækkes fra lageret, når aftalen udleveres, og kommer med på samme faktura som lejen. Det giver én samlet aftale og én samlet faktura, også når ordren blander udlejning og salg.
Hvorfor udlejere vælger GoRental360.dk
Systemet er bygget af en udlejer i Horsens, som selv bruger det hver dag til maskiner, telte og fadølsanlæg. Derfor er lejeaftalen lavet til den måde, udlejning faktisk foregår på, med levering, retur, skader og faktura i samme flow. Og det hele er inkluderet i prisen: 1.999 kr. om året for de første 50 virksomheder.
Brugsdage
Køreplan
Min kørsel