Sådan kommer du i gang
med GoRental 3 6 0.

Opret dit firma

Det første du gør er at fortælle systemet, hvem du er. De oplysninger går videre til alt andet: de står på lejeaftalen, på fakturaen, i mailen til kunden og i booking-widget'en på din hjemmeside. Bruger du fem minutter her, slipper du for at rette de samme fem ting femten steder senere.

Det du udfylder

• Firmaoplysninger — navn, adresse, CVR, telefon og mail. CVR-nummeret slår selv resten op, så du typisk kun skal rette telefonnummeret.
• Logo — bruges på lejeaftaler, tilbud, fakturaer og i mails til kunderne. Et almindeligt PNG med gennemsigtig baggrund virker bedst.
• Åbningstider og leveringstider — de styrer hvilke dage og tidspunkter kunden overhovedet kan vælge i booking-widget'en. Er lørdag lukket, kan lørdag ikke bookes.
• Lejebetingelser — dine egne betingelser skrives ind én gang og kommer automatisk med på hver eneste lejeaftale-PDF.
• Levering — kilometerpris og eventuel minimumspris. Systemet regner afstanden fra din adresse til kundens og sætter fragten på selv.

↑ Tilbage til oversigten

Flere forretninger under samme CVR

Laver du flere forskellige ting, behøver du ikke flere systemer og flere abonnementer. Du opretter i stedet flere forretninger inde i den samme konto — op til fem — og så holder systemet dem adskilt hele vejen igennem.

Hvad en forretning har for sig selv

• Navn, ikon og farve — hver forretning får sit eget mærkat, så du på et splitsekund kan se i ordrelisten hvilken forretning en aftale hører til.
• Egen mail og eget telefonnummer — kunden får svar fra det brand han bestilte hos.
• Eget ugeskema — hoppeborgene kan udlejes i weekenden, mens maskinerne kun kører hverdage. Widget'en tilbyder kun de dage, forretningen faktisk har åbent.
• Egen booking-kode til hjemmesiden — du sætter én kodestump på hver af dine hjemmesider, og hver side viser kun sine egne varer.
• Egne tal i rapporterne — omsætning og udnyttelse kan ses pr. forretning, så du ved hvad hver del af butikken tjener.

Varerne fordeler sig selv

Du sætter forretning på dine varer — enten én ad gangen eller på en hel varegruppe med ét klik. Derefter finder systemet selv ud af resten: en ordre med kun gasflasker lander i gasforretningen, en ordre med minigraver og en gasflaske lander hos maskinudlejningen, fordi maskinen fylder mest. Er du uenig, flytter du bare aftalen manuelt — og så bliver den, hvor du satte den.

↑ Tilbage til oversigten

Læg dit udstyr ind

Der er tre slags ting i systemet, og de findes tre forskellige steder, fordi de opfører sig forskelligt. Det er den vigtigste opdeling at have styr på fra start.

Lejeflåde — det du udlejer

Et udlejningsprodukt er "minigraver 1,8 tons" eller "borde-bænkesæt". Det har billede, beskrivelse, kategori og priser pr. dag, uge og måned. Har du fem ens borde-bænkesæt, er det ét produkt med antallet fem — systemet holder selv styr på hvor mange der er ledige hvornår.

Maskiner er et modul du selv slår til

Har du kun udlejningsprodukter og ingen enkeltmaskiner med serienummer, fylder maskiner og service bare i menuen. Derfor er de et tilvalg: sæt flueben ved Service & Maskiner under Indstillinger → Avanceret, så dukker Maskiner, Service & Eftersyn og Venter dele op i menuen. Slår du det fra igen, forsvinder de — dine data bliver stående.

Maskiner — de enkelte eksemplarer

En maskine er ét bestemt eksemplar med serienummer, årgang, timetæller og servicehistorik. Det er her lovpligtige eftersyn, forsikring og QR-mærkater hører hjemme. Har du to minigravere der skal kunne skelnes fra hinanden på værkstedet, skal de være maskiner.

Lagervarer — det du sælger eller lægger oveni

Brændstof, gasflasker, engangsservice, sikkerhedsudstyr og reservedele. De trækkes fra lageret, når de leveres, og systemet siger til, når beholdningen bliver lav. Har en vare varianter — for eksempel en gasflaske der enten købes eller ombyttes — laver du varianter i stedet for to selvstændige varer.

↑ Tilbage til oversigten

Priser og betingelser

Priserne sættes på produktet, men systemet regner selv resten ud. Du taster en dagspris, en ugepris og en månedspris, og så finder systemet den rigtige kombination for den periode kunden vælger — også når det er ni dage, som hverken er en uge eller to.

Det du kan skrue på

• Dag, uge, måned — grundpriserne. Kunden får automatisk den billigste rigtige beregning.
• Weekendpris — fredag til mandag til én pris, hvis det er sådan du sælger.
• Langtidsleje — kører på månedsfakturering med forholdsmæssig beregning af den første og sidste måned.
• Kundeprisliste — en fast kunde kan have sine egne aftalte priser, som slår igennem automatisk, når du opretter en aftale på ham.
• Tilbud og kampagner — en pris der gælder til på søndag, eller de første tredive stykker. Når grænsen er nået, falder prisen selv tilbage til normalprisen.

↑ Tilbage til oversigten

Kunder

Erhvervskunder oprettes med CVR-nummeret, og så henter systemet navn, adresse og firmaoplysninger selv. Privatkunder oprettes med navn, mail og telefon. Du kan også lade kunderne oprette sig selv gennem booking-widget'en — så lander de i kundekartoteket, når de bestiller første gang.

På hver kunde ligger

• Alle lejeaftaler, ordrer og tilbud — hele historikken samlet ét sted.
• Eventuel egen prisliste og egne betalingsbetingelser.
• Leveringsadresser, hvis kunden får leveret flere steder.
• Interne noter, som kun I kan se.

↑ Tilbage til oversigten

Den første lejeaftale

Det er her det hele mødes. En lejeaftale er kunden, udstyret, datoerne og leveringen samlet i ét dokument — og det er samtidig det, der reserverer udstyret i kalenderen, så du ikke udlejer den samme minigraver to gange.

Sådan er flowet

1. Vælg kunden — eller opret ham direkte i aftalen.
2. Vælg udstyret. Er noget optaget i perioden, siger systemet det med det samme.
3. Vælg datoer. Prisen regnes ud, mens du taster.
4. Vælg levering eller afhentning. Ved levering regnes afstanden og fragten automatisk.
5. Læg brændstof, forsikring eller andre tilkøb på.
6. Gem — og send aftalen til kunden som PDF med dine betingelser bagpå.

↑ Tilbage til oversigten

Dagen der kører — kalender og chauffør

Når aftalerne først ligger der, er det dagens billede du arbejder efter. Aktivitetslisten viser hvad der skal ud og hjem i dag, kalenderen viser ugen og måneden, og vejrudsigten står i hjørnet, fordi den faktisk betyder noget, når der skal telte op.

Chauffør-appen

• Dagens ruter på telefonen, i den rækkefølge de skal køres.
• Navigation med ét tryk — adressen ryger direkte i Google Maps.
• Billeder af udstyret ved udlevering, så stand og tilbehør er dokumenteret.
• Kundens underskrift på telefonen som digital kvittering.
• Chaufføren ser kun sine egne ture — ikke priser og ikke kundekartoteket.

↑ Tilbage til oversigten

Retur og afregning

Når udstyret kommer hjem, registrerer du returen. Det er her de penge ligger, som ellers forsvinder: brændstoffet der mangler, rengøringen der tog en time, og skaden der blev opdaget på rampen og glemt igen inden fredag.

• Brændstof — antal liter gange din literpris, lagt på automatisk.
• Rengøring — antal minutter gange din timepris.
• Skader — beskrivelse, beløb og fotos, der hænger på aftalen for altid. Diskussionen tre uger senere bliver kort.
• Udstyret bliver ledigt igen i samme øjeblik returen er registreret.

↑ Tilbage til oversigten

Ordrer og varesalg

Alt hvad der ikke er udlejning, er en ordre. Sælger du gasflasker, reservedele, brændstof eller engangsservice, laver du en ordre i stedet for en lejeaftale — samme fremgangsmåde, bare uden slutdato og uden noget der skal hjem igen.

• Ordrer kan gentages automatisk, hvis kunden får det samme hver måned.
• Ordren trækker varerne fra lageret, når den leveres.
• Med flere forretninger sætter systemet selv det rigtige mærkat på ordren ud fra varerne.
• Færdige ordrer forsvinder ud af listen, så du kun ser det der stadig mangler noget.

↑ Tilbage til oversigten

Service og lovpligtige eftersyn

Udstyr der udlejes, skal holdes ved lige — og noget af det skal efterses ved lov. Systemet holder øje for dig og siger til i god tid, i stedet for dagen efter fristen.

• Serviceintervaller på timer eller dato, pr. maskine.
• Service-kalender så værkstedsdagene ikke lander oven i udlejningerne.
• Venter dele — maskiner der står stille, fordi der mangler en reservedel, har deres egen liste, så de ikke bliver glemt.
• Historik pr. maskine — hvad er lavet, hvornår, og af hvem.
• QR-mærkat på maskinen — scan med telefonen og se hele papiret på stedet.

↑ Tilbage til oversigten

Faktura og bogføring

Faktura-siden viser det der mangler at blive afregnet — og kun det. En aftale dukker op her, når den er kørt færdig, og forsvinder igen, når fakturaen er sendt. Du behøver ikke lede.

To måder at afregne på

• Send til dit regnskabsprogram — e-conomic og Dinero er indbygget. Linjerne går over med det samme, og fakturanummeret kommer retur på aftalen.
• Forudfakturering — kunden betaler inden levering. Aftalen står som forudfaktureret og afventer levering, indtil udstyret er kørt ud.

Langtidsleje kører for sig selv: hver måned samles det der skal faktureres på én liste, med forholdsmæssig beregning af den første og sidste måned, så du ikke sidder med lommeregneren.

↑ Tilbage til oversigten

Booking-widget på din egen hjemmeside

Widget'en er den del, der henter nye kunder ind af sig selv. Du sætter én kodestump ind på din hjemmeside, og så viser den dine varer, dine priser og dine ledige datoer — på din egen side, under dit eget domæne. Kunden bliver ikke sendt væk til et fremmed bookingsystem.

Det den kan

• Live ledighed — kunden ser grønt eller rødt på de datoer han vælger.
• Priser og fragt regnes ud undervejs, så der ingen overraskelser er.
• Bestillingen lander direkte som en forespørgsel eller ordre i systemet.
• Godt for Google — indholdet står på din side, ikke i en iframe hos andre.
• Én kode pr. forretning — festudlejningen på festsiden, hoppeborgene på hoppeborgsiden. Hver side viser kun sit eget.
• Aldersverifikation med AltID — sælger eller udlejer du noget med aldersgrænse, klarer widget'en kontrollen inden bestillingen går igennem. Læs om aldersverifikation.

↑ Tilbage til oversigten

Overblik, brugere og sikkerhed

Rapporter

Omsætning pr. måned, pr. forretning og pr. kunde. Udnyttelsesgrad pr. maskine, så du kan se hvad der tjener sin plads på pladsen — og hvad der bare står. Det er tallene, du skal bruge, næste gang du overvejer at købe en maskine mere.

Brugere og roller

Du opretter dine medarbejdere med hver deres adgang. Chaufføren ser sine ture, ikke dækningsbidraget. Kontoret ser kunder og fakturaer. Du ser det hele.

Sikkerhed og backup

• To-faktor kan slås til pr. bruger.
• Krypteret backup hver nat til opbevaring uden for serveren.
• Databehandleraftale og GDPR-værktøjer ligger klar under Compliance.
• Logbog over hvem der har rettet hvad, hvis der skal ryddes op i en tvivl.

↑ Tilbage til oversigten