Ordrestyring er mere end en indbakke
I en udlejningsvirksomhed kommer ordrerne ind fra mange steder: telefonen, mailen, disken og hjemmesiden. Uden et system ender de i en indbakke, på en seddel eller i hovedet på den, der tog telefonen. Ordrestyring i GoRental360.dk samler alle ordrer ét sted, så du kan se, hvad der er tilbud, hvad der er bekræftet, og hvad der mangler at blive faktureret.
Fra tilbud til bekræftet ordre
Mange udlejninger starter som et tilbud. Kunden vil vide, hvad et telt med borde og stole koster til en bestemt dato, eller hvad en minigraver koster i tre uger. I GoRental360.dk opretter du tilbuddet som en almindelig aftale med status »Tilbud«. Udstyret, perioden, leveringen og prisen regnes ud med det samme, og tilbuddet sendes som PDF med dit logo.
Siger kunden ja, skifter du status til bekræftet. Du skal ikke taste noget igen. Tilbuddet bliver til den lejeaftale, der følger udstyret ud og hjem. Det gør systemet til et tilbudsprogram og et ordresystem i ét.
Bookinger fra hjemmesiden lander under Ordre
Når en kunde booker på din hjemmeside via bookingsystemet, lander bestillingen under Ordre i menuen. Tallet ved menupunktet viser, hvor mange nye ordrer der venter. Du åbner ordren, tjekker den og bekræfter, og kunden får besked. Har kunden Min bestilling, kan de selv rette varer og antal inden jeres frist.
Status hele vejen
Hver ordre har en status, som alle i firmaet ser ens:
- Tilbud, når kunden endnu ikke har sagt ja
- Bekræftet, når aftalen er på plads
- Udleveret, når udstyret har forladt lageret
- Afsluttet, når det er kommet hjem
- Faktureret, når fakturaen er sendt til e-conomic eller Dinero
Status bruges også i køreplanen, på pluklisten og på fakturasiden, så ingen ordre bliver glemt mellem to afdelinger.
Salgsordrer og serviceordrer
Ikke alt er udlejning. Sælger du forbrugsvarer, gas eller brugte maskiner, kan det ligge som salgsordrer. Reparerer du kunders maskiner, kan det ligge som serviceordrer med reservedele, timer og status. Begge dele faktureres fra samme sted som lejeaftalerne, og du får ét samlet overblik over, hvad der afventer bogføring.
Hurtigere med gentagne ordrer
Mange kunder bestiller det samme igen og igen: den årlige sommerfest, den faste byggeplads, den samme messe. Med »Kopiér til ny dato« laver du en ny ordre ud fra en gammel med alle linjer, så du kun skal vælge den nye periode. Systemet tjekker ledigheden i belægningen, før ordren gemmes.
Aktivitetsliste og sporbarhed
Alt, hvad der sker på en ordre, står i aktivitetslisten: hvem der oprettede den, hvornår den blev sendt, og hvad kunden har rettet. Det er nyttigt, når en kunde ringer og spørger, og når flere på kontoret arbejder på de samme ordrer.
Eksempel: fra telefonopkald til faktura
En kunde ringer tirsdag og vil have et tilbud på et 6×12 telt med 60 stole til en konfirmation. Du opretter tilbuddet, mens kunden er i telefonen, og sender det som PDF. Torsdag siger kunden ja, og du skifter status til bekræftet. Fredag ugen før får kunden tiderne for levering. Lørdag står teltet. Mandag kommer det hjem, og fakturaen sendes til e-conomic. Det hele er den samme ordre, og alle kunne følge den undervejs.
Plukliste og levering
Fra ordren printer du en plukliste uden priser til lageret, samlet eller pr. gruppe. Skal ordren leveres, ligger kørslen klar i køreplanen, og chaufføren ser den i Min kørsel. Når udstyret er hjemme, sendes fakturaen med ét klik.
Ordrestyring er inkluderet i GoRental360.dk til 1.999 kr. om året for de første 50 virksomheder. Prøv det gratis i 14 dage.
Fakturering
Belægning